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Stampare lo stesso documento a destinatari diversi in pochi clic. La Stampa unione di Word

Stampa unione

In questo articolo vi voglio parlare della funzione della stampa unione molto utile per produrre lo stesso documento a destinatari diversi.

Molte volte abbiamo bisogno di stampare più volte lo stesso documento cambiando solo alcuni dati. Potremmo farlo manualmente e perdere un sacco di tempo, oppure possiamo ricorrere alla stampa unione di Word.

Questa funzionalità ci permette di avere un documento di base e modificare soltanto alcuni campi a nostro piacimento. Vediamo il funzionamento in pratica partendo da un esempio:

Supponiamo vogliate inviare la medesima lettera creata in word a più destinatari (es. un elenco di excel) : iniziate preparando il documento Word con il testo che volete spedire
una volta pronto, andate su menu “Strumenti” quindi “Lettere e indirizzi” e, infine, “Creazione guidata Stampa Unione”
si aprirà, sul lato destro della vostra schermata, il riquadro con la guida di Word che mostra i passaggi da seguire
come prima cosa, dobbiamo scegliere il tipo di documento che vogliamo realizzare. Nel nostro caso, “Lettere”
il secondo passaggio consiste, invece, nello scegliere il documento di partenza. Per noi, che abbiamo già preparato la lettera, l’opzione giusta è “Usa il documento corrente”. In alternativa, è possibile partire da un altro documento esistente oppure crearlo sulla base di un modello, scegliendo l’opzione “Inizia da un modello”
ora dovete scegliere i destinatari della Stampa Unione, attingendo da un documento di “Origine dati” preesistente (Excel o Access ad esempio), dalla rubrica dei contatti di Outlook, oppure creare sul momento un nuovo elenco
una volta scelto l’elenco, è possibile visualizzarlo sotto forma di tabella, per controllare l’esattezza dei dati. Quando siete sicuri della correttezza dei dati inseriti, cliccate su “OK”
a questo punto dovrete inserire i “campi unione” sul documento Word. I campi unione non sono altro che le informazioni che il programma deve attingere dall’elenco di origine dati e inserire nel documento Word. Vi faccio un esempio pratico: se la vostra lettera inizia con “Gentile …” il compito della stampa unione sarà di sostituire un nome a quei puntini. Beh, il “Nome” è proprio il nostro campo unione. Cliccate quindi con il mouse sul punto dove volete inserire il “Nome” (dopo Gentile nel nostro caso) e poi cliccate su “Inserisci campo unione”(a destra nella barra degli strumenti): apparirà una finestra di dialogo dove voi sceglierete proprio “Nome”. In questo modo verranno selezionati tutti i nomi presenti nella colonna corrispondente della vostra “Origine dati”
ora, sarà possibile ricontrollare tutti i record uniti e che non ci siano errori (ad esempio un cognome al posto del nome) e procedere nella creazione dei documenti da stampare, cliccando sul tasto “Unisci in un nuovo documento”.

… buona stampa!!!